Prozessbeschreibung – Korsett oder Zwangsjacke

Eine Prozessbeschreibung beantwortet Fragen zu Prozesschritten, z.B. :

Was sind die Voraussetzungen?
Was sind die Ergebnisse?
Wer macht das ?
Wie macht er das? Mit was macht er das?

Die letzte Frage bezieht sich aus meiner Sicht auf die Methodik. Ich habe in verschiedenen Projekten festgestellt, dass man an dieser Stelle vorsichtig sein muss. Abhängig von der Art der Prozesse und der Fähigkeiten der Prozessteilnehmer, muss ich mich mehr auf das „Wie?“ oder auf das „Was?“ konzentrieren.

Eine starke Konzentration auf das „Wie?“ ist notwendig, wenn ich einen Standardprozess definieren will, bei dem ich an die Teilnehmer nur geringe Anforderungen stelle. Eine solche Konzentration auf das „Wie?“ kennt man auch landläufig als Bürokratie. Der Weg ist starr vorgegeben, die Frage nach dem „Was will ich überhaupt erreichen?“ ist für den Einzelnen manchmal gar nicht nachvollziehbar.

Eine starke Konzentration auf das „Was?“ sehe ich in kreativen Prozessen mit hohem Anspruch an die Teilnehmer. Hier ist das Ergebnis, die Zielerreichung wichtig. Wie der Prozessteilnehmer zu seinem Ergebnis kommt liegt in seiner eigenen Verantwortung. Die Zielvorgabe wirkt wie ein Korsett. Es stützt den Prozess. Würde man ihm zusätzlich die Methodik vorschreiben, so würde er es als Zwangsjacke empfinden.

Ein Bild aus der Architektur, um es besser zu verdeutlichen: Wenn ich einen Campus mit Gebäuden errichte, so entwerfe ich normalerweise die Gebäude und die Wege dazwischen. Nach der Realisierung sieht man dann, wie sich Trampelpfade auf dem Rasen bilden, Ecken von Kreuzungen abgetreten sind. Die darauf folgende Aktivität der Hausmeisterei ist vordefiniert: Schilder mit „Betreten verboten!“ und Zäune.

Es geht jedoch auch anders. Man legt zuerst die Gebäude an, ohne die Wege. Wenn sich Trampelpfade bilden, so werden diese nach ein paar Monaten gepflastert. Bei diesem Vorgehen wird zuerst festgelegt „Was?“ erreicht werden soll, also die Eingänge der Gebäude. Das „Wie?“ wird der Kreativität  der Passanten überlassen und später durch pflastern optimiert.

(Das Bild mit den Trampelpfaden habe ich der „Trampelpfadtheorie“ von Hr. Rudi Keller entlehnt.)